Was ist ein DJ CRM?
Kundenverwaltung für DJs.
DJCockpit ist das DJ-CRM aus Deutschland: Kundenverwaltung, digitale Verträge, Kundenportal und eine integrierte Buchhaltung mit DATEV-Export — kein zweites Tool, kein zweites Abo.
Ein DJ CRM ist eine Software, die alle Kundenbeziehungen eines DJs an einem Ort verwaltet — Buchungsanfragen, Event-Historie, Angebote, Verträge, Rechnungen und Zahlungsstatus, statt verteilt über E-Mail, WhatsApp und Excel. Ein DJ-spezifisches CRM bildet zusätzlich den kompletten Gig-Workflow ab: von der Hochzeitsanfrage über Angebot und Vorgespräch bis zur Rechnung und Buchhaltung.
Diese Seite erklärt den Begriff. Wenn du das Produkt suchst: DJ Buchungssoftware beschreibt den Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung, Buchhaltungssoftware für DJs die Seite mit EÜR, DATEV-Export und §19 UStG.
DJCockpit ist die Branchensoftware für dein DJ-Business — ein DJ CRM aus Deutschland mit integrierter Buchhaltung und DATEV-Export. Entwickelt von einem aktiven Hochzeits-DJ aus NRW, DSGVO-konform, mit dauerhaft kostenlosem Free-Plan.
Was ist ein DJ CRM?
Ein DJ CRM (Customer Relationship Management) ist eine Software, die alle Kundenbeziehungen eines DJs an einem Ort zusammenführt: Buchungsanfragen, Event-Details, Dokumente, Zahlungsstatus und Kommunikation — statt verteilt über E-Mail-Postfach, WhatsApp-Verlauf und Excel-Tabellen.
Der entscheidende Unterschied zu einem allgemeinen CRM: Ein DJ-spezifisches CRM kennt den Gig-Workflow — von der ersten Hochzeitsanfrage über Angebot, Vertrag und Vorgespräch bis zur Rechnung und Buchhaltung. DJCockpit wurde von einem Hochzeits-DJ aus NRW gebaut — für genau diesen Ablauf, nicht für Vertriebsteams in Konzernen.
Der DJ-Alltag ohne CRM — kennst du das?
Die meisten DJs verwalten ihr Business mit einer Kombination aus Tools die dafür nicht gebaut wurden. Das kostet Zeit und Nerven.
Anfragen kommen über 3 Kanäle rein. Welche hast du schon beantwortet? Welche warten noch? Ohne System geht die Buchung an den nächsten DJ.
Tabelle für Termine, Tabelle für Einnahmen, Tabelle für Kunden. Drei Versionen, keine Ahnung welche die aktuelle ist. Jede Buchung doppelt eingetragen.
Samstag, 18. Oktober — hast du schon zugesagt? Keine Ahnung mehr. Doppelbuchungen passieren genau dann, wenn du es dir am wenigsten leisten kannst.
Angebot in Google Docs, Vertrag als Word-Datei, Rechnung in einer anderen App. Das Brautpaar fragt nach dem Vertrag — du suchst 10 Minuten.
Rechnung stellen nach dem Gig, Nachfassen wenn das Angebot nicht angenommen wurde, Vorgespräch terminieren — ohne Erinnerungen fällt es durch den Rost.
Februar: du suchst Belege aus dem letzten April. Öffnest fünf Programme. Tippst Zahlen ab. Bezahlst Steuerberater doppelt weil die Unterlagen fehlen.
DJ CRM Workflow — Schritt für Schritt.
Von der ersten Anfrage bis zur fertigen EÜR — alles in einem System. DJCockpit bildet den kompletten Gig-Ablauf ab, nicht nur einen Teil davon.
Ein Brautpaar füllt dein Kontaktformular aus — die Anfrage erscheint automatisch in DJCockpit mit allen Infos: Datum, Location, Personenzahl. Dabei wird sofort dein Kalender geprüft, private Termine eingeschlossen: Ist der Tag schon vergeben, bekommt das Paar keine Frei-Zusage, und deine Benachrichtigung sagt es dir bereits im Betreff. Schreibt dich jemand klassisch per Mail an, legst du den Vorgang an und leitest die Mail an die eigene E-Mail-Adresse des Events weiter — vom Handy genauso wie am Rechner. Antwortest du aus DJCockpit, landen die Antworten deines Kunden von selbst in diesem Event.
Du öffnest die Anfrage, trägst dein Honorar ein und klickst auf Angebot senden. DJCockpit erstellt ein professionelles PDF mit allen Kundendaten und schickt es direkt per Mail — mit Link zum Kundenportal.
Das Brautpaar öffnet den persönlichen Link — kein Login nötig. Es sieht das Angebot im Browser, wählt bei mehreren Varianten eine aus und nimmt sie verbindlich an. Zeitstempel, Name und AGB-Bestätigung werden automatisch gespeichert. Du bekommst sofort eine Benachrichtigung.
Im Vorgespräch hältst du Ablauf, Wünsche und No-Gos im Protokoll fest, das Paar hinterlegt Spotify-Playlists und lädt seinen Ablaufplan hoch. Du siehst alles in der EventCard: Location, Zeitplan, Technik, Notizen, Fahrtstrecke. Kein Vorgespräch ohne System.
Nach dem Gig erstellst du die Rechnung mit einem Klick aus dem bestehenden Angebot — alle Positionen werden übernommen. Zahlung eingetragen, Einnahme ist sofort in der Buchhaltung. Kein zweites Tool, kein doppeltes Eintippen.
Am Jahresende öffnest du die EÜR in DJCockpit — alle Einnahmen und Ausgaben sind bereits erfasst. DATEV EXTF-Export auf Knopfdruck für deinen Steuerberater. Das war's.
DJ CRM Funktionen im Überblick.
Alle Features die ein professioneller Hochzeits-DJ für sein Business braucht — in einer DJ Buchungssoftware ohne zweites Abo.
Kundenverwaltung & Event-Historie
Vollständige Kundenhistorie: alle vergangenen Events, Dokumente, Kommunikation und Zahlungen pro Kontakt — auch für Wiederbucher. Kein Kontakt geht verloren.
Kalender & Doppelbuchungsschutz
Integrierter Buchungskalender mit ICS-Export für Google, Apple und Outlook. Doppelbuchungen werden automatisch verhindert. Freie und belegte Tage auf einen Blick.
Vollständiger Buchungsworkflow
Von der Anfrage über Angebot, Auftragsbestätigung und Vertrag bis zur Rechnung — jeder Schritt im System. Keine E-Mail mehr vergessen, kein Dokument mehr gesucht.
Aufgaben-Reminders
Erinnerungen an dich: Angebot seit Tagen unbeantwortet, Anzahlung offen, Rechnung ausstehend, Bewertung anfragen. Sechs Regeln, einzeln einschaltbar — vier davon legen nur dir eine Aufgabe an, ohne dass der Kunde etwas merkt.
Musikwünsche & Kundenportal
Gäste schicken Musikwünsche per QR-Code — ab Pro mit Songvorschlägen beim Tippen. Das Paar hinterlegt Spotify-Playlists im Kundenportal. Fotowall mit QR-Code und Live-Diashow für das Event. Mehr Service für weniger Aufwand.
Integrierte Buchhaltung & DATEV
Einnahmen, Ausgaben, Belege, Bankimport per CSV, EÜR und DATEV EXTF-Export direkt in DJCockpit. Bei bookitup und ähnlichen Tools läuft die Buchhaltung über ein zweites Programm.
DJ CRM vs. Excel, WhatsApp & Word.
Die meisten DJs ersetzen kein anderes CRM — sie ersetzen eine Sammlung aus Tools die nie für diesen Zweck gebaut wurden.
- ✗Anfragen in 3 verschiedenen Kanälen
- ✗Excel-Tabelle für Termine und Einnahmen
- ✗Word-Dokumente für Angebote und Rechnungen
- ✗WhatsApp für Kundenkommunikation
- ✗Separates Buchhaltungsprogramm nötig
- ✗Keine automatischen Erinnerungen
- ✗Kein Kundenportal, kein digitales Unterschreiben
- ✗Jahresabschluss = Stunden Sucharbeit
- Alle Anfragen automatisch im System
- Kalender mit Doppelbuchungsschutz
- Angebote und Rechnungen per Knopfdruck
- Kundenportal mit Online-Annahme von Angeboten
- Integrierte Buchhaltung — kein zweites Abo
- Sechs Automationen: Erinnerungen und Aufgaben, einzeln einschaltbar
- Musikwünsche und Fotowall für Gäste
- DATEV-Export auf Knopfdruck
Für wen lohnt sich ein DJ CRM?
Nicht jeder DJ braucht sofort ein CRM. Hier ist wann es Sinn macht.
- 15–20 Gigs pro Jahr oder mehr
- Du willst Angebote professionell versenden
- Kunden sollen Angebote online annehmen können
- Du willst keine separate Buchhaltungssoftware
- Hochzeiten, Firmenfeiern, Geburtstage als Schwerpunkt
- –Weniger als 5 Gigs pro Jahr
- –Reine Club-DJs ohne Buchungsanfragen
- –DJ als reines Hobby ohne Einnahmen
Was kostet ein DJ CRM?
Starte kostenlos. Bezahle nur wenn du wächst. Buchhaltung inklusive im Business-Plan.
- ✓Angebot, AB, Rechnung
- ✓Kalender & Anfrage-Formular
- ✓Eigene Subdomain
- ✓Kundenbereich
- ✓Automationen
- –Max. 10 Buchungen/Jahr
- –PDF-Export & Mail-Versand
- ✓Bis 10 Buchungen/Jahr
- ✓PDF-Export & Mail-Versand
- ✓Online-Annahme mit Unterschrift
- ✓Angebot → AB → Rechnung
- ✓Kalender-Abo (ICS)
- ✓Digitale Ladeliste
- –Spotify-Suche
- ✓Alles aus Starter
- ✓Unbegrenzte Buchungen
- ✓Musikwünsche + Spotify
- ✓Vorgespräch-Protokoll
- ✓Aufsteller-Druckvorlage
- ✓Fotowall mit Diashow, ohne Aufpreis
- ✓Alles aus Pro
- ✓Buchhaltung & DATEV-Export
- ✓Bankimport per CSV
- ✓Belege per KI auslesen
- ✓EÜR direkt im System
Jederzeit kündbar · Keine Setup-Gebühr · Automationen in jedem Tarif · 30 Tage Geld-zurück-Garantie
DJ CRM vs. allgemeines CRM.
HubSpot, Pipedrive und Salesforce sind für Vertriebsteams mit Dutzenden Mitarbeitenden gebaut. Ein DJ braucht etwas anderes.
- ✗Für Vertriebsteams konzipiert, nicht für Solo-DJs
- ✗Komplexes Onboarding, viele ungenutzte Features
- ✗Kein Verständnis für Gig-Abläufe
- ✗Keine DJ-spezifischen Dokumente (Angebot, AB, Rechnung)
- ✗Keine Musikwünsche, kein Kundenportal, keine Fotowall
- ✗Keine integrierte Buchhaltung für Kleinunternehmer
- ✗Kein §19 UStG, kein DATEV-Export
- ✗Meist US-Server, DSGVO-Risiko
- Ausschließlich für DJs entwickelt
- In 2 Stunden eingerichtet, kein Onboarding
- Workflow spiegelt echten Gig-Alltag
- PDF-Vorlagen für Angebot, AB, Vertrag und Rechnung
- Musikwünsche, Fotowall, Ladeliste, Vorgespräch-Protokoll
- Buchhaltung mit DATEV EXTF direkt integriert
- §19 UStG, SKR03/SKR04, EÜR — von Anfang an drin
- Server in der EU, Datenbank in Frankfurt, DSGVO-konform
Häufige Fragen zum DJ CRM.
Was ist ein DJ CRM?
Ein DJ CRM (Customer Relationship Management) ist eine Software die alle Kundenbeziehungen eines DJs an einem Ort verwaltet: Buchungsanfragen, Event-History, Dokumente, Zahlungsstatus und Kommunikation — statt verteilt über E-Mail, WhatsApp und Excel. DJ-spezifische CRMs wie DJCockpit enthalten zusätzlich Gig-Features: Kundenportal, digitale Unterschrift, Musikwünsche, Fotowall und integrierte Buchhaltung.
Was ist der Unterschied zwischen einem DJ CRM und einem allgemeinen CRM?
Allgemeine CRMs wie HubSpot oder Pipedrive sind für Vertriebsteams konzipiert — mit Features für Pipeline-Management, Team-Hierarchien und Sales-Automatisierung die ein Solo-DJ nicht braucht. Ein DJ-CRM kennt den Gig-Ablauf: Anfrage → Angebot → Vertrag → Vorgespräch → Event → Rechnung → Buchhaltung. DJCockpit hat zusätzlich DJ-exklusive Features wie Musikwünsche, Fotowall, Ladeliste und DATEV-Export.
Ist DJCockpit als DJ CRM kostenlos?
Ja. Der Free-Plan kostet dauerhaft 0 € — inklusive Angebot, AB, Rechnung, Kalender und Kundenbereich. Keine Kreditkarte, kein Ablaufdatum, kein automatisches Upgrade. DJ Starter mit PDF-Export und Mail-Versand ab 7,90 €/Monat. DJ Pro mit unbegrenzten Buchungen, Spotify-Musikwünschen und Fotowall ab 24,90 €/Monat. DJ Business mit integrierter Buchhaltung, DATEV-Export und EÜR ab 35,90 €/Monat.
Hat DJCockpit eine integrierte Buchhaltung?
Ja — und das ist der entscheidende Unterschied zu bekannten DJ-CRMs wie bookitup, die Rechnungen an ein zweites Programm übergeben. In DJCockpit sind Einnahmen, Ausgaben, Belege, Bankimport per CSV, EÜR §4 Abs. 3 und DATEV EXTF-Export direkt im System. Kein externes Buchhaltungsprogramm wie sevDesk oder Lexoffice nötig. Die Buchhaltung ist im DJ Business Plan enthalten (ab 35,90 €/Monat).
Funktioniert DJCockpit für Kleinunternehmer nach §19 UStG?
Ja, explizit. §19 UStG ist von Anfang an eingebaut: Rechnungen ohne Mehrwertsteuer mit automatischem Pflichthinweis, korrekte EÜR-Buchungsklassen und DATEV-Export für Kleinunternehmer. Einmal eingestellt, läuft alles automatisch richtig.
Kann mein Kunde über das DJ CRM digital unterschreiben?
Ja. Jeder Kunde bekommt einen persönlichen Link zu seinem Kundenportal — kein Login, keine App. Er sieht das Angebot im Browser, tippt seinen Namen ein, unterschreibt mit dem Finger, bestätigt per Haken Angebot und AGB und nimmt verbindlich an. Zeitstempel, Name, Unterschrift und AGB-Bestätigung landen in einem PDF als Nachweis. Du bekommst sofort eine Mail.
Für wen lohnt sich ein DJ CRM?
Ein DJ CRM lohnt sich ab etwa 15–20 Gigs pro Jahr — ab diesem Volumen kostet die manuelle Verwaltung über Excel, WhatsApp und Word mehr Zeit als das monatliche Abo. Für Hochzeits-DJs, die professionelle Angebote, digitale Verträge und automatische Buchhaltung wollen, ist ein DJ-spezifisches CRM der Standard.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Plan 2 Stunden ein: Account erstellen, Logo und Adresse hinterlegen, Steuerinfo eingeben, erste Dokumentvorlage fertigstellen. Danach läuft das System automatisch — erstes Angebot in unter 2 Minuten. Kein IT-Wissen nötig.
Wie kommen Anfragen in das DJ CRM?
Über dein Anfrageformular auf deiner Subdomain — die Anfrage wird automatisch als Vorgang angelegt, mit Kontaktdaten, Datum, Location und Nachricht. Dabei prüft DJCockpit sofort deinen Kalender, private Termine eingeschlossen: Ist der Tag belegt, bekommt das Paar keine Frei-Zusage, und du siehst es schon im Betreff deiner Benachrichtigung. Schreibt dich jemand klassisch per Mail an, legst du den Vorgang an und leitest die Mail an die eigene E-Mail-Adresse des Events weiter — vom Handy genauso wie am Rechner. Antwortest du aus DJCockpit, landen die Antworten deines Kunden von selbst in diesem Event.
Automatisiert DJCockpit die Kundenkommunikation?
Nur so weit, wie du es freigibst. Sechs Regeln stehen unter Einstellungen → Automationen: zwei schreiben dem Kunden, vier legen ausschließlich dir eine Aufgabe an — unbeantwortetes Angebot nachfassen, Bewertungsanfrage vorbereiten, offene Rechnung, fehlende Anzahlung. Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung gehen nie automatisch raus, Termine werden nie automatisch zu- oder abgesagt.
Ist DJCockpit DSGVO-konform?
Ja. DJCockpit läuft auf Servern innerhalb der EU — Datenbank und Hosting in Frankfurt am Main — und ist vollständig DSGVO-konform. Entwickelt und betrieben von einem Hochzeits-DJ aus NRW — nicht von einem US-amerikanischen SaaS-Konzern. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist verfügbar.
Was ist ein DJ CRM auf Englisch? (crm for djs)
A DJ CRM (Customer Relationship Management) is software that manages all client relationships for DJs in one place: booking inquiries, event history, contracts, invoices and communication. DJCockpit is a German DJ CRM with integrated accounting and DATEV export — built specifically for wedding DJs in Germany, Austria and Switzerland.
14 Tage Pro testen.
Danach dauerhaft kostenlos.
Account in 60 Sekunden, erstes Angebot in 2 Minuten.
Keine Kreditkarte. Nach den 14 Tagen läuft dein Konto im kostenlosen Free-Plan weiter — deine Daten bleiben erhalten.
Jederzeit kündbar · Keine Mindestlaufzeit · DSGVO-konform · Made in NRW