Anzahlung und Schlussrechnung als DJ
Wie sich ein Auftrag über mehrere Rechnungen verteilt, warum die Schlussrechnung den vollen Betrag zeigt und welche Beträge am Ende wirklich abgezogen werden.
Eine Anzahlung fordert einen Teilbetrag vor der Leistung, die Schlussrechnung schließt den Auftrag ab. In der Schlussrechnung stehen alle Positionen mit dem vollen Auftragswert; erst darunter werden die bereits bezahlten Anzahlungen einzeln abgezogen. Was übrig bleibt, ist der offene Zahlbetrag. Bei DJs sind 20 bis 30 Prozent Anzahlung bei Buchung üblich, weil mit der Zusage ein Termin blockiert wird.
Dieser Ratgeber gehört zu DJCockpit, der Branchensoftware für dein DJ-Business. Dort entstehen Anzahlungs- und Schlussrechnungen aus denselben Event-Daten, und die Abzüge rechnet das System selbst.
Drei Rechnungsarten, drei Zwecke
Die normale Rechnung deckt die volle Leistung ab. Sie reicht, wenn der Kunde einmal zahlt — der Regelfall bei kurzfristigen Buchungen.
Die Anzahlungsrechnung, auch Abschlagsrechnung genannt, fordert einen Teilbetrag vor der Leistung. Typisch bei Hochzeiten, die ein Jahr im Voraus gebucht werden. Du kannst mehrere davon schreiben, wenn ihr das so vereinbart habt.
Die Schlussrechnung schließt den Auftrag ab. Sie führt die volle Leistung auf und zieht die bereits gezahlten Anzahlungen ab.
Warum die Schlussrechnung den vollen Betrag zeigt
Der Grund ist nicht Kosmetik. Eine Rechnung muss ausweisen, welche Leistung insgesamt erbracht wurde. Stünde dort nur der Rest, ließe sich aus dem Dokument nicht mehr erkennen, was der Auftrag umfasst hat — für deinen Kunden nicht, für dein Finanzamt nicht und für deinen Steuerberater erst recht nicht.
Nur bezahlte Anzahlungen werden abgezogen
Abgezogen wird, was angekommen ist — nicht, was du gefordert hast. Eine Anzahlungsrechnung, die offen geblieben ist, mindert den Zahlbetrag der Schlussrechnung nicht. Sonst würde Geld verschwinden, das nie geflossen ist, und die offene Forderung wäre am Ende des Jahres nicht mehr auffindbar.
Umsatzsteuer auf Anzahlungen
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus — auf der Anzahlungsrechnung so wenig wie auf der Schlussrechnung. Der Pflichthinweis auf die Kleinunternehmerregelung gehört auf beide Dokumente.
Bist du regelbesteuert, weist du die Umsatzsteuer bereits auf der Anzahlungsrechnung aus. Sie entsteht mit der Vereinnahmung des Betrags (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG) — also in dem Voranmeldungszeitraum, in dem das Geld eingeht, nicht in dem, in dem das Event stattfindet. Eine Anzahlung im Oktober für eine Hochzeit im Juli fällt damit in zwei verschiedene Jahre. Wer das übersieht, meldet die Umsatzsteuer im falschen an. In der Schlussrechnung wird sie anteilig angerechnet.
Wie viel Anzahlung ist bei DJs üblich?
Verbreitet sind 20 bis 30 Prozent der Gage, fällig kurz nach der Buchung. Ein gesetzlicher Satz existiert nicht; maßgeblich ist allein, was ihr vereinbart habt.
Der Grund für die Anzahlung ist die Terminblockade. Sagst du eine Hochzeit im Juni zu, lehnst du für dieses Datum jede weitere Anfrage ab. Springt der Kunde drei Wochen vorher ab, ist der Termin praktisch nicht mehr zu füllen. Die Anzahlung ist der Preis für diese Reservierung — und sie filtert nebenbei unverbindliche Anfragen heraus.
Was bei einer Absage einbehalten wird, gehört in den Vertrag, gestaffelt nach Abstand zum Termin. Ohne schriftliche Klausel wird daraus eine Auslegungsfrage, die du im Zweifel verlierst. Eine Mustervorlage mit Stornoregelung findest du in der DJ Vertrag Vorlage.
Häufige Fragen
Dieser Text erklärt die übliche Praxis und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Zweifeln im Einzelfall fragst du deinen Steuerberater.
Anzahlung und Schlussrechnung ohne Rechnerei
In DJCockpit entstehen beide Rechnungen aus denselben Event-Daten. Die bezahlten Anzahlungen zieht das System selbst ab, der Nummernkreis läuft fortlaufend weiter. Dauerhaft kostenloser Free-Plan.
Kostenlos starten →