Rechnungskorrektur oder Storno?

Warum es nicht „Gutschrift“ heißt

Das ist der Punkt, an dem die meisten danebenliegen — und viele Buchhaltungsprogramme gleich mit. Umgangssprachlich nennt man jedes Dokument, das Geld zurückgibt, eine Gutschrift. Steuerlich ist der Begriff seit dem 30.06.2013 belegt: Eine Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 UStG ist das Abrechnungsdokument, das der Leistungsempfänger ausstellt — typisch bei Provisionen, wo der Auftraggeber abrechnet, nicht der Dienstleister.

Was du schreibst, ist das Gegenteil: Du korrigierst deine eigene Rechnung. Das richtige Wort dafür ist Rechnungskorrektur, teils auch „Stornorechnung" oder „kaufmännische Gutschrift". Dein Steuerberater erwartet es so, und bei einer Prüfung erspart es Rückfragen.

Praktische Folge: Wenn in deiner Software ein Knopf „Gutschrift" heißt, prüf, welche Überschrift auf dem fertigen PDF landet. Der Knopf darf heißen, wie er will — das Dokument nicht.

Wann korrigieren, wann stornieren

Rechnungskorrektur, wenn der Betrag nicht mehr stimmt: Du hast 500 € berechnet und gewährst 100 € Nachlass, weil die Anlage später stand als vereinbart. Dann korrigierst du um 100 €. Mehrere Korrekturen zur selben Rechnung sind möglich, in Summe aber nie mehr als der Rechnungsbetrag.

Storno, wenn die Rechnung als Ganzes falsch war: falscher Kunde, falsches Event, falscher Steuersatz, doppelt gestellt. Ursprungsrechnung und Storno gleichen sich auf null aus, danach schreibst du eine neue. Ein Teilstorno existiert nicht — wer nur einen Teil zurücknehmen will, korrigiert.

Das Risiko, das viele übersehen

Solange eine fehlerhafte Rechnung im Umlauf ist, kann sie Geld kosten. Wer mehr Umsatzsteuer ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG) — bis die Rechnung berichtigt ist.

Das trifft besonders Kleinunternehmer. Wer nach § 19 UStG abrechnet und versehentlich 19 % ausweist, schuldet diese Umsatzsteuer, obwohl er sie gar nicht erheben durfte. Der Fehler passiert schnell, etwa beim Wechsel der Vorlage oder beim Übergang in die Regelbesteuerung. Die Berichtigung ist dann keine Kosmetik, sondern verhindert eine reale Zahllast.

Was auf das Dokument gehört

Eine Rechnungskorrektur ist ein eigenständiges Dokument und braucht dieselben Pflichtangaben wie eine Rechnung: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, eigene fortlaufende Nummer, Leistungsbeschreibung und Betrag.

Dazu kommt der Bezug: Nummer und Datum der Ursprungsrechnung müssen genannt sein, sonst lässt sich nicht nachvollziehen, was korrigiert wurde. Bist du regelbesteuert, wird die Umsatzsteuer in der Korrektur ebenso ausgewiesen wie in der Ursprungsrechnung — mit negativem Vorzeichen.

Und: Die Ursprungsrechnung bleibt bestehen. Sie wird nicht gelöscht, nicht überschrieben und nicht aus der Nummernfolge entfernt. Eine Lücke in der Rechnungsnummerierung ist bei jeder Betriebsprüfung der erste Punkt, an dem jemand hängen bleibt.

Häufige Fragen