DJ Buchungssoftware —
Anfrage, Angebot, Vertrag, Rechnung.
Eine App.

Der Ablauf ist bei fast allen DJs derselbe: Anfrage, Verfügbarkeit prüfen, Angebot, Zusage, Vertrag, Vorgespräch, Auftritt, Rechnung. Was sich unterscheidet, ist die Zahl der Werkzeuge, über die das verteilt läuft — Mailpostfach, Kalender, Word, Excel, WhatsApp.

Die erste Bruchstelle ist die Antwortzeit. Wer eine Hochzeitsanfrage erst nach drei Tagen beantwortet, hat oft schon verloren — Paare fragen meist mehrere DJs gleichzeitig an. Üblich ist, innerhalb von 24 Stunden wenigstens eine kurze Antwort mit Verfügbarkeit zu geben, das ausführliche Angebot kann danach folgen.

Die zweite ist die Doppelbuchung. Sie entsteht selten aus Nachlässigkeit, sondern aus verteilten Zusagen: Die Anfrage kam über WhatsApp, die Zusage per Mail, im Kalender steht der Termin noch nicht. Zwei Wochen später sagst du denselben Samstag ein zweites Mal zu. Das ist der Fehler, der einen DJ Ruf und Geld kostet — und der einzige, der sich rein organisatorisch vollständig verhindern lässt.

Die dritte liegt am Ende. Nach dem Auftritt ist die Feier vorbei, die Rechnung aber noch nicht geschrieben. Genau dort bleiben Beträge liegen, weil niemand mehr hinsieht. Eine Übersicht der vergangenen Events ohne Zahlungseingang ist deshalb wertvoller als jede Statistik.

Was zwischen Zusage und Auftritt schriftlich geregelt sein sollte, steht auf DJ Vertrag Vorlage. Wird der Auftrag über Anzahlung und Schlussrechnung abgewickelt, erklärt der Ratgeber Anzahlung und Schlussrechnung, worauf es dabei ankommt.

Die Antwort auf eine Anfrage geht nach 25 Minuten raus — nicht sofort. Das ist Absicht. Wer in Sekunden antwortet, outet sich als Automat, und das soll die erste Nachricht an ein Brautpaar nicht tun. 25 Minuten wirken wie jemand, der zwischen zwei Terminen aufs Handy geschaut hat. Bei dir landet die Anfrage sofort — verzögert wird nur die Antwort nach außen.

Am Abend vor dem Vorgespräch erinnert DJCockpit den Kunden an den Termin, mit Uhrzeit und Ort. Verfällt eine Option, bekommst du eine Erinnerung — nachfassen oder den Termin freigeben.

Aufgaben im Event melden sich am Fälligkeitstag. Du setzt dir eine Vormerkung direkt an der Buchung — Technik prüfen, Location anrufen, Playlist bauen — und wirst am richtigen Tag per Mail erinnert. Verschiebst du die Aufgabe, erinnert sie am neuen Termin erneut.

Die Musikwünsche laufen über einen QR-Code statt über einen Fragebogen, den jemand ausfüllen und zurückschicken muss. Der Link geht mit der Auftragsbestätigung raus, die Gäste tragen ein, du siehst es in Echtzeit.

Dazu sechs Regeln, die du selbst einstellst

Unter Einstellungen → Automationen stehen sechs Regeln. Jede schaltest du einzeln ein oder aus, bestimmst den Vorlauf in Tagen und schreibst den Text selbst. Zwei Regeln schreiben dem Kunden, vier legen nur eine Aufgabe für dich an — verschickt wird dabei nichts.

Die Erinnerung, bevor ein Angebot abläuft, geht an den Kunden, mit dem Link zu seinem Angebot. Zwei Tage vorher ist die Vorgabe; wer früher erinnern will, stellt es um. Diese Regel ist von Anfang an eingeschaltet, die fünf anderen nicht.

Bleibt ein Angebot unbeantwortet, bekommst du eine Aufgabe — fünf Tage nach dem Angebot als Vorgabe. Dein Kunde merkt davon nichts: Diese Regel verschickt keine Mail, sie legt den Zettel auf deinen Tisch. Ob du anrufst, schreibst oder es diesmal bleiben lässt, entscheidest weiterhin du. Und sie hält den Mund, sobald das Angebot angenommen ist — oder sobald du die Auftragsbestätigung dazu geschrieben hast. Sagt ein Paar am Telefon zu und du bestätigst gleich, bleibt es also still.

Der Link zur Musikwunschliste geht ein zweites Mal raus, wenn das Event näher rückt — vierzehn Tage vorher nach Vorgabe, und nur bei Events, die gebucht sind. Wer eine Anfrage noch nicht zugesagt hat, bekommt keine Post.

Nach dem Event steht die Bewertungsanfrage bereit — mit vorbereitetem Text und deinem Bewertungslink. Eine Regel legt die Aufgabe dazu an, drei Tage nach dem Event. Verschickt wird sie von Hand, und das ist Absicht: Du entscheidest, wen du fragst. Nach dem Versand steht das Datum am Event, damit niemand zweimal angeschrieben wird.

Bleibt eine Rechnung offen oder fehlt die Anzahlung, entsteht nach vierzehn beziehungsweise zehn Tagen eine Aufgabe. Der Kunde merkt davon nichts — das Nachfassen bleibt deine Entscheidung.

Am Event siehst du, welche Kundenmail als Nächstes ansteht, samt Datum. Eine eingeschaltete Regel greift ab dem Tag des Einschaltens und nicht rückwirkend auf alte Events. Fehlt das Datum, auf das sie sich bezieht, wird sie übersprungen statt geschätzt. Und jede Regel greift je Termin einmal; verschiebt sich der Termin, greift sie erneut.

Eine Notbremse liegt darüber. Wären an einem Tag mehr als zwanzig Mails an Kunden fällig, geht keine davon raus und du wirst benachrichtigt. Eine falsch gesetzte Zahl kostet dann eine Minute Nachdenken statt hundert Mails. Was rausgeht, geht zwischen zehn und zwölf Uhr raus, nicht nachts.

Was DJCockpit bewusst nicht automatisch tut: Dokumente verschicken, Preise ändern, Termine zusagen oder absagen. Auch eine Nachfass-Mail an den Kunden geht nie von selbst raus — erinnert wirst nur du. Alles, was Geld oder Verbindlichkeit betrifft, entscheidest du. Die Regeln selbst gibt es in jedem Tarif, auch im kostenlosen.