Buchhaltung als DJ — der Jahreszyklus

Warum dein Jahr nicht ins Schema passt

Ein Handwerker arbeitet im März und bekommt im April sein Geld. Bei dir ist es umgekehrt: Du nimmst im Oktober 2026 eine Anzahlung für eine Hochzeit im Juli 2028 entgegen. Zwischen Geld und Leistung liegen fast zwei Jahre.

Steuerlich zählt dabei der Tag, an dem das Geld auf deinem Konto ist — das Zufluss- und Abflussprinzip nach § 11 EStG. Die Anzahlung gehört also in die Erklärung für 2026, in ein Jahr, in dem du für dieses Paar noch keine Minute gearbeitet hast.

Das hat zwei praktische Folgen. Dein ausgewiesener Gewinn schwankt stärker als dein tatsächliches Geschäft — ein Jahr mit vielen Buchungen für die Zukunft sieht gut aus, das Jahr der Hochzeiten dagegen mager. Und du zahlst Steuern auf Geld, das du noch nicht verdient hast. Wer das nicht einkalkuliert, hat im Sommer die Arbeit und im Frühjahr davor die Steuerlast.

Die drei Blöcke, aus denen deine Ausgaben bestehen

Die Reihenfolge überrascht viele: Nicht die Technik ist der größte Posten, sondern die Fahrten.

Fahrten. Wer zu wechselnden Locations fährt, ist auswärts tätig — nicht auf dem Weg zur Arbeit. Deshalb 0,30 € je gefahrenem Kilometer, Hin- und Rückfahrt, plus Verpflegungspauschale ab mehr als acht Stunden Abwesenheit. Warum hier nicht die Entfernungspauschale greift, erklärt der Ratgeber Reisekosten als DJ.

Anschaffungen. Lautsprecher, Licht, Controller, Cases, Mikrofone. Was damit steuerlich passiert, steht im nächsten Abschnitt — es ist der Teil, bei dem die meisten Fehler entstehen.

Der laufende Betrieb. Musik-Abos und Pool-Dienste, Versicherung, Fortbildung, Werbung, Website, Arbeitszimmer, Berufskleidung, Kontoführung. Einzeln kleine Beträge, in Summe oft mehr als die Technik — und der Block, der am häufigsten unvollständig erfasst wird, weil die Belege über zwölf Monate verstreut sind.

Die Abschreibungstabelle kennt keinen DJ

Bis 800 € netto je Gerät ziehst du die Kosten sofort im Kaufjahr ab — geringwertige Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG. Die Grenze wird immer netto geprüft, auch bei Kleinunternehmern ohne Vorsteuerabzug: Ein Lautsprecher für 950 € brutto liegt netto bei 798 € und ist damit noch sofort absetzbar.

Darüber wird über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt. Für Laptop und Software gilt ein Jahr, also ebenfalls praktisch sofort — das hat das Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 22. Februar 2022 festgelegt.

Und dann wird es für DJs eigentümlich: Beschallungsanlagen, Lichttechnik, Controller und Cases stehen in der amtlichen Abschreibungstabelle nicht. Sie listet Büromöbel, Fahrzeuge und Maschinen — kein Wirtschaftsgut, das eine Hochzeit beschallt. Für Geräte, die dort fehlen, wird nach einem vergleichbaren Wirtschaftsgut eingeordnet und die Nutzungsdauer geschätzt.

Praktisch heißt das: Du legst die Nutzungsdauer nicht nach, du begründest sie. Und die Begründung sollte zur Realität passen — eine Anlage, die vierzig Wochenenden im Jahr auf- und abgebaut, transportiert und bei jedem Wetter betrieben wird, nutzt sich anders ab als dieselbe Anlage in einem Vereinsheim. Das ist ein Gespräch mit dem Steuerberater, kein Nachschlagen. Wer es führt, sollte die Nutzung dokumentieren können.

Silvester — der Tag, an dem sich zwei Jahre treffen

Du spielst am 31. Dezember bis in den Morgen. Das Geld kommt am 2. Januar. Nach dem Zuflussprinzip gehört die Gage damit ins neue Jahr — obwohl die Leistung im alten stattgefunden hat.

Dasselbe gilt in die andere Richtung: Eine Rechnung, die du am 28. Dezember bezahlst, mindert den Gewinn des alten Jahres, auch wenn die Ware erst im Januar kommt. Wer zum Jahreswechsel bewusst plant, hat damit einen kleinen Gestaltungsspielraum — und wer nicht aufpasst, ordnet Beträge dem falschen Jahr zu und muss später korrigieren.

Was im Frühjahr ankommen muss

Deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung landet auf einem amtlichen Formular, der Anlage EÜR. Sie ist seit dem Steuerjahr 2017 für alle Pflicht, die ihren Gewinn so ermitteln, und muss elektronisch übermittelt werden — eine formlose Aufstellung auf Papier nimmt das Finanzamt nicht mehr an. Abgabefrist ohne Steuerberater: der 31. Juli des Folgejahres.

Was dein Steuerberater dafür braucht, ist immer dasselbe: die Einnahmen mit Datum des Zahlungseingangs, die Ausgaben mit Beleg, die Fahrten mit Datum, Ziel, Anlass und gefahrenen Kilometern, und die Anschaffungen über 800 € netto getrennt ausgewiesen.

Die Belege bewahrst du acht Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie entstanden sind. Bis Ende 2024 waren es zehn — das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 verkürzt.

Der Punkt, an dem es kippt

Solange du Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist, weist du keine Umsatzsteuer aus. Seit 2025 gilt dafür eine zweistufige Grenze: höchstens 25.000 € Umsatz im Vorjahr und höchstens 100.000 € im laufenden Jahr.

Bei 25 Hochzeiten zu durchschnittlich 1.500 € sind das 37.500 € — die erste Grenze ist damit überschritten. Und hier schlägt das Zuflussprinzip noch einmal zu: Es zählt, was aufs Konto kommt, also auch die Anzahlungen für Hochzeiten, die erst in zwei Jahren stattfinden. Ein Jahr mit vielen Vorausbuchungen kann dich über die Grenze tragen, bevor dein Geschäft tatsächlich gewachsen ist.

Der Wechsel in die Regelbesteuerung ist kein Drama, aber er will vorbereitet sein: Ab dann weist du Umsatzsteuer aus, führst sie ab und bekommst im Gegenzug die Vorsteuer auf deine Anschaffungen zurück. Bei überwiegend privaten Auftraggebern wirst du dadurch für den Kunden teurer — das gehört einmal durchgerechnet, bevor die Grenze kommt.

Häufige Fragen